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L'écran d'un ordinateur portable ouvert sur une boîte de réception Gmail, avec le bouton de rédaction et le dossier des messages reçus
9 min de lectureSeekwel

Hier, Google a présenté un agent IA qui reçoit sa propre adresse mail, son agenda et sa place dans l'annuaire de l'entreprise. Autrement dit, votre prochain « collègue » aura un compte comme les autres, et il faudra le gérer comme les autres. Cet article vous donne les trois fiches à remplir avant, pendant et après sa présence chez vous : arrivée, suivi, départ.

Ce que Google a annoncé le 8 octobre

Gemini Agent a été présenté lors de l'événement Gemini at Work de Google Cloud. L'idée : un agent qui enchaîne les étapes d'une mission pendant des heures, voire des jours, et qui continue de tourner quand vous fermez votre ordinateur.

Ce qui le distingue des assistants actuels, c'est l'identité. Quand vous le configurez comme « collègue », l'agent reçoit :

  • un compte Google Workspace à son nom, avec une adresse mail ;
  • un agenda et un espace Drive ;
  • une fiche dans l'annuaire de l'entreprise, et on peut le mentionner dans Google Chat comme n'importe qui.

Côté garde-fous, Google annonce des droits attribués par rôle et validés par l'administrateur, un plafond de dépenses par projet qui met l'agent en pause quand le budget est consommé, et un journal où chaque action est attribuée à l'agent, pas à la personne qui l'a lancé. L'agent ne voit que les fichiers qu'on lui partage explicitement. Il travaille dans Gmail, Docs, Sheets ou Drive, mais aussi dans Microsoft 365 et Slack.

Pour l'instant, c'est une préversion privée réservée à quelques clients. Selon VentureBeat, l'agent sera inclus sans surcoût dans les abonnements Workspace qui donnent accès à Gemini Enterprise. Aucune date n'est annoncée pour la France, et le prix réel d'un agent qui travaille des jours entiers reste flou.

The Next Web relève un oubli qui nous paraît central : l'annonce détaille comment donner des droits à l'agent, mais pas comment les lui retirer.

Un compte à part, c'est plutôt une bonne nouvelle

Jusqu'ici, la plupart des agents qu'on branche en PME travaillent avec le compte de quelqu'un. L'assistant envoie un mail, et dans la boîte d'envoi, c'est Sophie de l'ADV qui l'a envoyé. Le jour où un devis part avec une erreur, personne ne sait dire si c'est Sophie ou la machine.

Un compte dédié règle ce problème. L'agent signe en son nom, ses actions sont tracées à part, et ses droits ne se confondent pas avec ceux d'un salarié. C'est exactement ce qu'on recommande à nos clients depuis des mois, quel que soit l'outil.

Le revers, c'est qu'un compte qui existe doit être géré. Et c'est là que les entreprises sont en retard. D'après le rapport Businesses at Work 2026 d'Okta, publié en avril 2026, 91 % des organisations utilisent déjà des agents IA, mais seulement 10 % disposent d'une stratégie bien établie pour les gérer. OpenAI, avec ses agents Dots, va dans la même direction : la question n'est donc pas « si » vous aurez des comptes d'agents, mais combien, et qui s'en occupe.

Traitez-le comme une arrivée, avec une date de départ

Quand un salarié arrive, vous avez un réflexe : un contrat, un poste, un badge, un responsable. Quand il part, vous coupez ses accès le jour même. Un agent mérite le même traitement, avec une différence de taille : il ne viendra jamais vous rendre son badge de lui-même.

Nous découpons donc la vie d'un agent en trois moments, chacun avec sa fiche.

Avant la création du compte : la fiche de poste

On n'ouvre pas un compte « pour voir ». Un agent sans mission précise finit par recevoir des accès à tout, au cas où. Remplissez cette fiche avant de cliquer sur « créer » :

FICHE DE POSTE : AGENT IA

Nom du compte : agent-[mission]@[votre-domaine]   (ex. agent-devis@)
Mission en une phrase : ............................................
Ce qu'il fait seul : ................................................
Ce qu'il prépare pour validation humaine : ..........................
Ce qu'il n'a jamais le droit de faire : .............................

Responsable humain : [prénom nom], suppléant : [prénom nom]
Dossiers / outils partagés (liste exhaustive) : .....................
Peut écrire à l'extérieur de l'entreprise : oui / non
Si oui, à qui : clients existants / prospects / fournisseurs
Plafond de dépenses mensuel : ...... €
Date de revue : [dans 3 mois]

Deux lignes comptent plus que les autres. Le responsable humain, d'abord : sans nom, personne ne lit les journaux. La date de revue, ensuite : un agent sans échéance devient un compte fantôme que plus personne n'ose supprimer.

Le jour de l'arrivée : la checklist de création

C'est l'administrateur Workspace ou Microsoft 365 qui s'en charge, souvent votre prestataire informatique. Donnez-lui cette liste :

CHECKLIST DE CRÉATION : COMPTE D'AGENT IA

[ ] Adresse explicite : "agent-" en préfixe, jamais un prénom humain
[ ] Nom affiché qui dit ce qu'il est : "Agent devis (IA) - [Entreprise]"
[ ] Signature mail qui annonce un envoi automatisé (texte ci-dessous)
[ ] Pas de membre des listes "tous@" ou "direction@"
[ ] Aucune délégation sur la boîte d'un salarié
[ ] Partages Drive dossier par dossier, en lecture par défaut
[ ] Écriture accordée seulement sur le dossier de travail de l'agent
[ ] Plafond de dépenses activé
[ ] Responsable humain désigné comme propriétaire du compte
[ ] Fiche de poste enregistrée avec la liste des accès accordés

Pour la signature, voici le texte qu'on utilise. Il évite qu'un client pense écrire à un humain, et il reste dans l'esprit des règles de transparence de l'AI Act :

Ce message a été préparé et envoyé par l'agent IA de [Entreprise],
sous la responsabilité de [prénom nom].
Pour parler à une personne : [adresse ou téléphone].

La ligne « pour parler à une personne » compte. Si votre agent répond à des demandes clients, c'est la porte de sortie que tout bon support client doit offrir.

Chaque semaine : la revue des journaux

L'agent agit en son nom, ses actions sont journalisées. Encore faut-il que quelqu'un les lise. Le rapport « Uncovering the Hidden Risks of the AI Race » de Delinea, publié en mars 2026 et relayé par IT Social, l'illustre bien : 80 % des entreprises disent ne pas toujours pouvoir expliquer pourquoi une identité non humaine a exécuté une action à privilèges.

La revue n'a pas besoin d'être longue. Le responsable humain y passe un quart d'heure, le même jour chaque semaine, avec trois questions :

  1. Qui l'agent a-t-il contacté à l'extérieur ? Un destinataire inconnu mérite une explication.
  2. Quels fichiers a-t-il ouverts ou modifiés hors de son dossier de travail ? S'il en a eu besoin, c'est que la fiche de poste est incomplète, ou que les partages sont trop larges.
  3. Combien a-t-il dépensé, et pour quoi ? Une hausse brutale signale souvent une boucle, une tâche qui se relance sans fin.

Notez ce que vous trouvez en deux lignes. Au bout de trois mois, ces notes font votre date de revue.

Le jour du départ : la fiche de sortie

C'est le moment que l'annonce de Google laisse dans l'ombre, et celui qu'on oublie le plus souvent. Un agent « part » quand sa mission s'arrête, quand le projet change de main, ou quand son responsable quitte l'entreprise. Ce dernier cas est le plus dangereux : l'agent continue de tourner, et plus personne ne le surveille.

FICHE DE SORTIE : AGENT IA

[ ] Tâches en cours arrêtées (et pas seulement mises en pause)
[ ] Mot de passe et jetons d'accès révoqués
[ ] Connexions aux outils tiers coupées (CRM, compta, Slack...)
[ ] Partages Drive retirés, dossier de travail transféré au responsable
[ ] Réponse automatique sur l'adresse, pendant 3 mois :
    "Cette adresse n'est plus active, écrivez à [adresse humaine]"
[ ] Journaux exportés et archivés
[ ] Compte suspendu, puis supprimé après la période de réponse auto
[ ] Fiche de poste marquée "clôturée" avec la date

La ligne « connexions aux outils tiers » est celle qu'on rate. Suspendre le compte Google ne coupe pas toujours l'accès que l'agent a reçu dans votre CRM ou votre logiciel de facturation. Chaque outil se révoque à part, d'où l'intérêt d'avoir listé les accès dans la fiche de poste.

Ajoutez une règle à votre procédure de départ des salariés : quand quelqu'un s'en va, on vérifie s'il était responsable d'un agent. Si oui, on nomme un remplaçant ou on applique la fiche de sortie.

Où ça coince en pratique

La prolifération. Créer un agent sera aussi simple que décrire un rôle en une phrase. Chaque service voudra le sien, et dans un an vous aurez douze comptes dont personne ne se souvient. Fixez une règle simple : pas de compte d'agent sans fiche de poste validée par une seule personne, toujours la même.

Les licences. Google n'a pas dit si chaque agent occupera un siège Workspace ni comment seront facturées les tâches qui tournent des jours. Avant de généraliser, attendez la grille tarifaire et faites le calcul sur un agent, pas sur dix.

Les données personnelles. Une boîte mail reçoit des noms, des numéros, parfois des pièces d'identité. L'agent devient un traitement de données à part entière : il a sa place dans votre registre RGPD, avec sa durée de conservation.

Les réponses à l'extérieur. Un agent qui écrit à vos clients engage votre entreprise. Tant que vous n'avez pas relu quelques semaines de ses messages, gardez-le en mode « prépare, un humain envoie ».

Par où commencer cette semaine

Vous n'avez pas besoin d'attendre Gemini Agent. Si vous avez déjà un assistant qui envoie des mails depuis la boîte d'un salarié, c'est votre premier chantier : remplissez la fiche de poste pour lui, et voyez si un compte dédié ne serait pas plus sain.

Puis imprimez la fiche de sortie et rangez-la à côté de votre procédure de départ des salariés. Le jour où vous créerez votre premier vrai compte d'agent, vous saurez déjà comment le fermer. C'est la meilleure garantie que vous gardez la main.

Sources :

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On peut le faire pour vous.

Vous voulez un agent qui travaille sous sa propre identité, avec des droits que vous savez retirer ? On conçoit des workflows où chaque accès est noté, relu et réversible.

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